Introduction
CRC Research Inc. (« CRC ») est une société d’étude de marché accréditée par le CRIC et possédant des installations de premier choix pour la tenue de séances de discussion en groupe et d’entrevues individuelles à travers le Canada. CRC se spécialise dans le recrutement de participants du domaine médical et de consommateurs pour des projets de recherche qualitative et quantitative. Conformément aux exigences des membres du CRIC, le CRC est conforme à la norme ISO 20252: 2019 en matière de vocabulaire d'opinion et de recherche sociale, et exigences de service.
Objectif
Le respect de la confidentialité des renseignements de tous ceux avec qui nous faisons affaire de même que la confiance qu’ils nous accordent sont de la plus haute importance pour nous. La présente politique de confidentialité décrit la nature des renseignements que nous recueillons auprès des participants à nos projets, les raisons pour lesquelles nous le faisons et la façon dont nous traitons ces informations.
CRC s’engage à agir conformément à la réglementation sur la protection des renseignements personnels de chacun des territoires où elle exerce ses activités, y compris à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à toute amélioration apportée à cette dernière par les instances provinciales, de même qu’au nouveau Règlement général sur la protection des données en vigueur en Europe. Ainsi, nous nous adaptons aux variations dans les normes de l’industrie et aux nouvelles technologies, ainsi qu’aux nouveautés réglementaires et législatives.
Obligations
Il incombe à CRC d’adopter de saines pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Son respect de la confidentialité passe par la mise en œuvre de certaines mesures d’imputabilité, notamment :
instaurer des politiques et des procédures détaillées et bien adaptées à la situation en matière de manipulation de renseignements personnels;
veiller à la mise en place de cadres appropriés en ce qui a trait à la tenue de dossiers, à la présentation de rapports et à la sécurité;
promouvoir une culture d’entreprise axée sur la connaissance et la compréhension des saines pratiques de gestion des renseignements personnels par les employés.
Pour toute question touchant la présente politique de confidentialité ou les pratiques de gestion des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la responsable de la protection de la vie privée :
Kathy Harsz
121, rue Bloor Est, 2e étage, Toronto, ON M4W 3M5
416-544-3005, kathy@crcresearch.com
Collecte et utilisation des renseignements personnels
A. Quel type de renseignements CRC recueille-t-elle?
CRC recueille des renseignements auprès des personnes souhaitant participer à ses études de marché. Ces renseignements comprennent, au minimum, le nom complet, l’âge, le genre et les coordonnées nécessaires pour joindre la personne. D’autres renseignements plus détaillés peuvent être recueillis selon les paramètres précis de chaque étude de marché.
B. Comment et pourquoi CRC recueille-t-elle ces renseignements?
Les renseignements recueillis sont utilisés pour aider les clients à joindre les participants stratégiques nécessaires à la réalisation des études de marché. Ces études visent habituellement à recueillir les impressions et les commentaires des participants ciblés à propos d’une version nouvelle ou mise à jour d’un produit ou d’un service, ou encore de mesurer l’efficacité d’une campagne promotionnelle. Les renseignements personnels des participants sont présentés aux clients de manière anonyme.
La collecte de renseignements s’effectue au moyen de liens vers des outils de présélection en ligne sécurisés, lesquels sont programmés avec soin par les coordonnateurs du recrutement de chaque étude. Quelquefois, les renseignements sont également recueillis par téléphone. Dans tous les cas, l’objectif de la collecte de renseignements est de sélectionner des participants potentiels à l’aide de questionnaires fournis par nos clients et de recruter les participants ciblés pour les études de marché dont l’exécution nous a été confiée.
Mesures de sécurité
A. Pourquoi CRC doit-elle vérifier mon identité?
Afin de détecter et de prévenir les participations frauduleuses, CRC exige que tous les participants fournissent une preuve d’identité. Cela lui permet de vérifier que les renseignements sur le répondant correspondent bien à ceux fournis lors du recrutement et d’établir l’identité de la personne invitée à prendre part à l’étude. En vérifiant son identité, CRC s’assure également de remettre la compensation financière à la bonne personne. De plus, CRC mène fréquemment des études sur des substances réglementées telles que l’alcool et le tabac, et elle doit s’assurer que seules les personnes d’âge légal (comme déterminé dans chaque province ou territoire du Canada) y participent. Pour ce faire, elle doit demander la présentation d’une preuve d’identité pour se conformer non seulement aux lois actuelles, mais également aux exigences du client commanditant l’étude en question.
B. De quelles façons CRC protège-t-elle les renseignements recueillis?
Les renseignements recueillis sont conservés sur des serveurs réservés à cette fin situés dans les bureaux de CRC à Toronto, à Vancouver et à Montréal. Des périmètres d’accès sécurisé stricts et circonscrits ont été établis afin que seuls les employés autorisés puissent consulter les renseignements en question. Les protocoles de transfert de fichiers exigent un identifiant de connexion différent pour chaque projet, et tous les fichiers sont cryptés et protégés par mot de passe pour n’être distribués qu’aux destinataires autorisés.
C. Combien de temps CRC conserve-t-elle les renseignements recueillis?
En vertu des pratiques exemplaires et des lignes directrices normalisées, les documents associés à une étude de marché doivent être conservés pendant au moins six (6) mois. Après un (1) an, ils sont supprimés des serveurs. Si le participant y consent, ses renseignements personnels peuvent être conservés dans l’unique but de l’inviter à participer à d’autres études de marché. Les renseignements sont supprimés de manière permanente à la demande de tout participant.
Lorsqu’un client fournit une liste de participants potentiels, celle-ci est automatiquement détruite à la conclusion de l’étude de marché.
D. Les renseignements recueillis peuvent-ils être partagés ou vendus?
Sous aucun prétexte, CRC ne transmet ni ne vend de renseignements relatifs à quelque participant que ce soit.
E. Un tiers assure-t-il la collecte des renseignements recueillis par CRC ou y a-t-il accès?
Non. CRC applique les normes de sécurité les plus élevées et veille à ce que seul le personnel interne autorisé ait accès aux renseignements recueillis et conservés dans la base de données, aux échantillons du client ou aux listes de participants ciblés.
F. CRC utilise-t-elle des témoins de connexion?
CRC n’utilise aucun témoin de connexion.
Choix et transparence
A. Quels droits les participants aux études de marché peuvent-ils faire valoir en ce qui concerne leurs renseignements personnels?
Les participants aux études de marché ont le droit d’être informés de la collecte et de l’utilisation de leurs renseignements personnels.
Ils ont le droit de demander la mise à jour, la modification ou la suppression de leurs renseignements personnels.
Ils ont le droit de se retirer de toute prestation de service ou d’annuler un consentement qu’ils avaient accordé au préalable.
B. Comment CRC facilite-t-elle l’exercice des droits des participants en ce qui concerne leurs renseignements personnels?
CRC permet aux participants d’accéder à leurs renseignements ainsi qu’aux informations suivantes : l’objectif du traitement des renseignements personnels, les différentes périodes de conservation et, le cas échéant, l’existence d’un tiers ayant accès aux renseignements.
Les demandes de mise à jour, de modification ou de suppression de renseignements sont traitées par l’équipe de gestion de la base de données ou de l’étude de marché.
CRC invite toute personne ayant une question à ce sujet à s’adresser à la responsable de la protection de la vie privée.
C. Comment CRC traite-t-elle le consentement des participants?
CRC recueille le consentement écrit, ou parfois verbal, de chaque participant recruté pour une étude.
Des formulaires de consentement transmis à tous les participants présentent en détail les objectifs de l’étude et les informations relatives à la participation des répondants.
CRC invite toute personne ayant une question à ce sujet à s’adresser à la responsable de la protection de la vie privée.
D. Comment CRC traite-t-elle le consentement des participants?
À ce jour, CRC a su assurer entièrement la sécurité des données recueillies et n’a encore jamais porté atteinte à la vie privée.
Le protocole de CRC pour la gestion des atteintes potentielles à la vie privée comprend la mise en arrêt du système, assurant ainsi sa mise en quarantaine et permettant à l’équipe de soutien technique de déterminer le problème et de le régler.
Cela fait, la responsable de la protection de la vie privée et l’équipe de gestion de CRC de même que tous les clients ou les participants touchés sont avisés.
Une fois l’atteinte cernée et résolue, l’équipe de soutien technique de CRC effectue la vérification complète du système et augmente au besoin les mesures de sécurité.
CRC invite toute personne ayant une question à ce sujet à s’adresser à la responsable de la protection de la vie privée.